BOYES BODRUM YELKEN SERVİSİ İHRACAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (BOYES) olarak; “veri sorumlusu” sıfatıyla, işverenliğimizle olan istihdam ilişkiniz / iş sözleşmenizin gerekleri ile yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacı ile ve bu amaçla bağlantılı olarak kişisel verilerinizin, kaydedileceğini, depolanacağını, saklanacağını, yeniden düzenleneceğini, yetkili kurumlarla paylaşılacağını ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, 3. kişilere aktarılacağını ve KVKK’da sayılan şekillerde işlenebileceğini bildiririz.
1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ NELERDİR?
| Adli Sicil (Sabıka) kaydı | İcra takip dosyalar dosya, borç, müzekkere cevap, ödeme bilgileri, | Özgeçmiş (CV) kapsamında yer alan tüm veriler (Referanslarınız dahil) |
| Adres bilgisi | İç terfi değerlendirme süreçleri ve terfi kayıtları | Parmak izi kayıtları |
| Ad-Soyad | İdari izin kayıtları | Performans ve kariyer gelişim bilgisi, |
| Aile bildirim formları (aile, yakın bilgileri) ve nüfus kayıt örnekleri | İstirahat raporları | Puantaj ve performans raporları, |
| Avans kayıtları | İş bilgisayarı IP adresleri ve web gezinti hareketleri, | Sağlık poliçeleri, |
| Adaylık Süreci Kayıtları | İş görüşmesi süreci tutulan kayıtlar ve değerlendirme notları | Sağlık raporları |
| Banka ve ödeme bilgileri, | İş otomobili lokasyon kayıtları | Haftalık/günlük çalışma süre kayıtları |
| Bordrolar | İş sözleşmesi | SGK kayıtları |
| Çalışma koşullarında değişiklik bildirimlerine ilişkin kayıtlar | İş telefonu lokasyon kayıtları | Teslim edilen dokuman, araç, ekipman, iş elbisesi vs. için teslim tutanakları |
| Devamsızlık kayıtları | İşe giriş - ayrılma bildirgeleri | Tazminat kayıtları |
| Diploma, sertifika, mesleki yeterlilik, eğitim ve becerilerinize dair kayıtlar, | Kan grubu bilgisi, | TC No; Pasaport No; SGK No |
| Disiplin süreçlerine ilişkin ayıtlar (şikâyet, tutanak, savunma, disiplin yaptırımı vs.) | Kapalı devre güvenlik kamerası görüntüleri | Telefon numarası, |
| Doğum tarihi, yeri | Kaza kayıtları | Terhis belgesi; Askerlik Kayıtları |
| Eğitim katılım, değerlendirme, sınav, sonuç vs. kayıtları | Kimlik fotokopisi, | Toplantı kayıtları, |
| Ehliyet belgesi yer alan kan grubu ve diğer kayıtlar | KVKK Açık rıza formu /Aydınlatma formu | Ücret, prim vs. yan haklara dair kayıtlar |
| e-posta, | Medeni durumu, | Yıllık izi, Mazeret İzni Kayıtları, |
| Fesih bildirgeleri | Meslek hastalığı kayıtları, | Özlük dosyasında yer alan kayıt ve belgeler |
| Fotoğraf | Nüfus cüzdanı vb. resmi kimliklerin fotolarında yer alan din, kan grubu dahil bu belgelerin formatı itibari ile standart olarak içeriğinde bulunan diğer tüm kayıtlar | Tarafınızca temin edilen belgeler |
2. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI NELERDİR?
Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan amaç ve sebeplerle işlenebilir.
• İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;
- İş ilişkisinin ispatlanması ve iş sözleşmesi gereği karşılıklı edimlerin ifası
- Ücret ve ücrete ilişkin bilgilerin kayıt altına alınması, bordro süreçlerinin yürütülmesi, ispatlanması
- Hastalık, mazeret izinlerinin, yıllık izinlerin takibi ve izlenmesi
- Devamsızlıkların takibi,
- Disiplin süreçlerinin takibi,
- Mesai başlangıcı, mesainin sona ermesi, ara dinlenme sürelerinin kullanılması gibi çalışma sürelerinin takibi,
- Hukuki süreçlerin yönetimi
- İş sözleşmesi ve işin ifasına uygun bir şekilde ve bu amaçlarla sınırlı olarak işçinin bilgisayar, internet, elektronik posta, telefon, araç kullanım kurallarına uyumunun takibi ve izlenmesi amaçları ile işlenebilir.
• İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili diğer mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;
- Mevzuat kapsamında öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak
- Mahkeme kararlarının, İcra Daireleri gibi yetkili kurum ve otoritelerin taleplerinin yanıtlanması, yerine getirilmesi
- Sosyal güvenlik mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçları ile işlenebilir.
• Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;
- Fiziksel güvenlik prosedürleri gereği (hırsızlık, çalışılan yerde çıkabilecek olay, münakaşa vb. tespiti, yetkisiz giriş tespiti vb.) operasyon alanları, çalışanların kişisel eşyalarının yerleştirildiği dolaplar, yangın kaçış noktaları, bina/bölüm giriş-çıkış noktaları ve dinlenme odalarında yerleştirilen kameralarla görüntü alınması amaçları ile işlenebilir.
• Müşteri sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle özellikle;
- Müşteriyle olan sözleşmenin ifası amacı ile
- Müşteriyle olan sözleşme gereği yasal prosedürlerin yerine getirilmesi amacı ile
- Sunulan hizmet kalitesinin değerlendirilmesi; çalışanlara eğitim verilmesi amaçları ile işlenebilir.
• Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
- Operasyonlarda çalışanların iş yapış biçimlerinin değerlendirilmesi, terfi süreçlerinin uygulanması
- Vekâletname çıkarılabilmesi
- Muhasebe kayıtlarının tutulabilmesi, ücret ve diğer yasal ödemelerinin, zorunlu BES kesintilerinin vs. yapılabilmesi
- Bilgi güvenliği denetimlerinin yürütülebilmesi
- Şirket sistemlerinin çalışmasının sağlanması ve işyeri düzeninin temini
- Yazılımlara ve dosyalara erişim için yetkilendirilmelerin yapılması, yazılımların geliştirilip yürütülebilmesi
- Şirket içi raporlama yapılması ve kayıt tutulması
- Çalışanlar arasındaki ilişkilerin ve motivasyonun geliştirilmesi
- Vardiya yönetiminin ve takibinin yapılması
- Eğitim süreçlerinin takibi, eğitimlerin organize edilmesi
- Verimliliğin artırılması
- Sosyal ve yan haklar ile ilgili yönetim, iyileştirme ve organizasyon
- Kapı ve sistem giriş çıkışlarının yönetilmesi, iş yerinin fiziki güvenliğinin temini
- İş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması ve denetimi
- Taşıma servisi hizmeti sağlanması
- Şirketin temsili, Şirket adına 3. kişilerle irtibatın yürütülmesi
- Gizlilik taahhüdüne bağlı olarak Şirket işgücünün detaylı inceleme çalışması
- Hukuka aykırılıkların zamanında belirlenmesi
- Şirket için kullanılan/ kullanılacak yazılım ve uygulamaların 3. taraf şirketler tarafından geliştirilmesi ve yönetilmesi.
3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN MUHAFAZA SÜRESİ NEDİR?
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilecektir.
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURTİÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI?
• Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz;
- İş Kanunu,
- İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu,
- Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
- İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Kanunu,
- 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri gerektirdiği ve izin verdiği ölçüde
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu,
- Maliye Bakanlığı,
- Gümrük ve Ticaret Bakanlığı,
- Aile, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı,
- Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK)
- Türkiye İş Kurumu (İş-Kur),
- Bankalar
Gibi ilgili kurum ve kuruluşlar, kamu ve özel tüzel kişileri ile paylaşılabilir.
(Örneğin; çalışanların kişisel verilerinin işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile SGK ile ücretlerinizin ödenmesi amacı ile banka ile paylaşılmaktadır.)
• Kişisel verileriniz, BOYES’in mal ve hizmet sunduğu /aldığı şirketler, hizmet aldığı insan kaynakları danışmanlık şirketleri, bilgi teknolojileri şirketleri, mesleki danışmanlar, avukatlar, muhasebeciler, iş sağlığı ve güvenliği kurumları ve BOYES’in ticari, idari veya sözleşmesel ilişki içinde bulunduğu kurumlar gibi üçüncü kişilerle paylaşılabilir.
(Örneğin, hizmet vermekte olduğumuz müşterilerimizin talebi halinde, ilgili operasyonda çalışanlara ait kişisel veriler müşteri firmalarla paylaşılmaktadır.)
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURTDIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI?
Kişisel verileriniz, KVKK'na uygun olarak, özellikle BOYES’in verinin paylaşılmasında çalışanın (ilgili kişi) temel hak ve özgürlüğünü zedelemeyen meşru menfaati varsa ya da sözleşmesinin ifası gerektiriyorsa yeterli korumaya sahip olan veya yeterli korumaya sahip olmayan ülkelerdeki 3.kişiler söz konusu ise diğer yasal koşullar sağlanmak kaydıyla aktarılabilir
6. KVKK’NIN 11. MADDESİ GEREĞİ İLGİLİ KİŞİ SIFATI İLE HAKLARINIZ NELERDİR?
• KVKK’nın 11. maddesi gereği kişisel verileriniz ile ilgili haklarınız aşağıdaki gibidir. Bu haklarınız ile ilgili olarak ŞAHSEN İŞVERENLİĞİMİZ İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİNE VEYA AŞAĞIDAKİ POSTA / EPOSTA ADRESİNE BAŞVURABİLİRSİNİZ.
a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) KVKK m.7 e göre işleme sebeplerinin ortadan kalkması halinde verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
• Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz (30) gün içinde, olarak sonuçlandırılacaktır.
• Başvurunuz kapsamındaki ilgili olabilecek tüm bilgi ve belgeleri de başvurunuza eklemenizi rica ederiz.
• BAŞVURULARINIZDA KULLANABİLECEĞİNİZ İLETİŞİM BİLGİLERİ ŞU ŞEKİLDEDİR.
Posta Adresimiz : Cumhuriyet Caddesi No:31/2 İslamhaneleri Turgutreis, Bodrum Muğla / Türkiye
e-posta Adresimiz : kvkk@boyes.com.tr
REV00